Инструкция: Онлайн-документы (ЭДО)

📄 Что такое Онлайн-документы

Онлайн-документы — сервис re:Kassa, в котором вы оформляете документы с контрагентами без бумаги, курьеров и поездок. Документы подписываются ЭЦП — это то же самое, что подпись от руки на бумаге.

Что можно делать в сервисе:

• создавать акты выполненных работ (АВР) по шаблону или загружать свои файлы

• выставлять счета на оплату

• вести список контрагентов, чтобы не вводить их данные каждый раз

• подписывать документы через eGov Mobile, eGov Business или NCALayer

• создавать, получать и подписывать документы с телефона или с компьютера

• отправлять документы по ссылке и на email — контрагенту не нужно регистрироваться

• следить за статусами документов и хранить их 5 лет

Сервис работает в браузере на edo.rekassa.kz и в приложении re:Kassa.

🔑 Как войти

Способ входа зависит от того, пользуетесь ли вы re:Kassa.

Подтвердить личность ЭЦП нужно только один раз, при первом входе. Дальше заходите как обычно.

🏢 Несколько организаций в одном аккаунте

Если вы ведёте документы за несколько компаний, добавьте их в один аккаунт и переключайтесь между ними — заводить отдельные аккаунты не нужно.

Как добавить организацию. Откройте список организаций, добавьте новую и подтвердите её ЭЦП этой организации. Добавление бесплатное, количество организаций не ограничено.

Кто получает доступ. Доступ к документам организации есть у каждого, кто подтвердил её действующей ЭЦП, — например, у вашего бухгалтера. Подписать документ можно только ЭЦП с правом подписи.

Что своё у каждой организации. Черновики, реквизиты и список контрагентов относятся к организации, а не к вам лично. Переключились — работаете с данными выбранной компании.

Как не пропустить документы. Если новый документ пришёл в другую организацию, вы увидите отметку рядом с ней.

Если вы пользуетесь re:Kassa. Организации касс, где вы владелец, добавятся сами, а при входе будет активна организация текущей кассы. Переключение организации внутри Онлайн-документов кассу не меняет. Раздел доступен владельцам касс. 

Скрытые организации. Удалить организацию нельзя, но её можно скрыть — она уйдёт в список скрытых, откуда её можно вернуть. Личный профиль и организации касс скрыть нельзя. По скрытой организации письма продолжают приходить, а её новые документы видны в списке скрытых — подписать их можно только после возврата организации.

Если что-то с сертификатом. Отозванный или просроченный сертификат ЭЦП закрывает доступ к организации. Если срок сертификата истёк, подтвердите организацию заново новой ЭЦП.

👥 Контрагенты

Добавьте контрагента один раз — дальше его данные будут подставляться в любой документ сами.

В карточке контрагента хранятся название/ФИО, БИН/ИИН и email, а адрес — по желанию. Email обязателен: на него уходит письмо о документе на подписание со ссылкой на сам документ.

Как добавить контрагента:

1. Откройте раздел «Контрагенты».

2. Добавьте нового контрагента: укажите название или ФИО, БИН/ИИН и email, при желании — адрес.

3. Сохраните карточку.

   Что ещё можно делать в разделе:

   • искать контрагента по названию или БИН/ИИН

   • изменять и удалять карточки 
     
     Можно и проще: введите данные нового контрагента прямо при создании документа и сохраните его в список оттуда.

Что ещё можно делать в разделе:

• искать контрагента по названию или БИН/ИИН

• изменять и удалять карточки

🧾 Акт выполненных работ (АВР)

АВР можно заполнить по готовому шаблону или загрузить свой файл.

По шаблону:

1. Создайте новый документ и выберите «Акт выполненных работ (шаблон)».

2. Выберите контрагента из списка или добавьте нового.

3. Если работы выполнены по договору, включите «С договором» и укажите номер, дату и название договора.

4. Укажите дату и период выполнения работ.

5. Добавьте позиции — наименование, количество и стоимость.

6. Проверьте документ и подпишите. Документ отправлен!

Своим файлом: загрузите готовый документ в формате PDF, DOCX или XLSX, выберите контрагента, подпишите и отправьте.

Черновики. Не успели заполнить документ до конца — сохраните черновик и вернитесь к нему, когда будет удобно. Документ сохранится в разделе «Черновики».

💳 Счёт на оплату

Счёт — односторонний документ: контрагент его не подписывает, а просто получает и оплачивает.

Первый счёт. Сервис попросит заполнить ваши реквизиты. Они сохранятся в профиле и будут подставляться в каждый следующий счёт.

Как выставить счёт:

1. Создайте новый документ и выберите «Счёт на оплату (шаблон)».

2. Выберите контрагента из списка или добавьте нового.

3. Если счет выставляется по договору, включите «С договором» и укажите номер, дату и название договора.

4. Добавьте позиции. Если вы плательщик НДС, включите НДС.

5. Подпишите счёт — он сразу уйдёт контрагенту.

Готовый счёт можно скачать и до подписания — например, чтобы подписать и выставить вручную или показать его контрагенту заранее. А вот отправить счёт без подписи пока нельзя: если не подписать его ЭЦП, он не сохранится в «Исходящих».

Статусы счёта. После отправки выставленный счёт будет показываться в разделе «Исходящие» со статусом «Ожидает оплаты контрагентом». 

Когда деньги поступят, отметьте счёт как «Оплачено» — статус поменяется у вас и у вашего контрагента и сохранится в разделе «История».

✍️ Подписание ЭЦП

Подписать документ можно с телефона или с компьютера — выберите способ, который удобнее.

eGov Mobile — если ЭЦП у вас в телефоне. Выберите подписание через eGov Mobile и следуйте подсказкам: на компьютере отсканируйте QR-код в приложении, на телефоне приложение откроется само.

eGov Business — если вы подписываете документы ключом ИП или юридического лица из приложения для бизнеса. Порядок тот же, что и в eGov Mobile.

NCALayer — если ЭЦП хранится на компьютере. Проверьте, что на компьютере запущен NCALayer, затем выберите файл ключа и введите пароль.

Подписывайте документ ключом той организации или ИП, от имени которой он оформлен.

Квитанция о подписании. К подписанному документу добавляется квитанция о подписании — отдельная страница в конце, где видно, кто и когда подписал документ.

Почему электронной подписи можно доверять. Документ, подписанный ЭЦП, по закону равнозначен бумажному с подписью от руки — его принимают контрагенты, бухгалтерия и проверяющие, распечатывать и подписывать заново не нужно.

• Подпись привязана к ИИН или БИН подписавшего, поэтому всегда видно, кто именно подписал документ. Подписать за другую сторону нельзя — мы сверяем данные подписи с данными в документе.

• Подписанный документ уже не изменить незаметно: любая правка нарушит подпись, и это будет видно при проверке.

• Квитанция о подписании остаётся в самом документе, поэтому доказательство подписи всегда под рукой — и у вас, и у контрагента.

• Подписанный документ не может отозвать одна сторона: нужно согласие обеих.

• Документы хранятся в сервисе 5 лет, доступ к ним есть только у сторон документа.

📬 Отправка и подписание контрагентом

После подписания документ отправится контрагенту — ему не нужно регистрироваться в сервисе.

• Контрагент получит письмо со ссылкой на документ — на email из его карточки.

• Ссылку на документ можно скопировать и продублировать контрагенту в мессенджере или любым удобным способом.

Что делает контрагент:

1. Открывает документ по ссылке.

2. Подписывает своей ЭЦП или отклоняет, указав причину.

Результат сразу отобразится в статусе документа — обновлять страницу не нужно.

Аккаунт контрагента. Когда контрагент подписывает документ впервые (без регистрации и входа), для него автоматически создается аккаунт и там хранятся все подписанные им документы. Чтобы зайти в аккаунт, ему понадобятся ЭЦП и номер телефона.

📥 Входящие документы

Документы, которые прислали вам, приходят письмом на почту и ждут вас в сервисе. Что с ними можно сделать:

• Документ на подпись — откройте, проверьте и подпишите своей ЭЦП. Если что-то не так, отклоните его и укажите причину: отправитель увидит её и пришлет исправленный документ. До вашего ответа документ в статусе «Ожидает вашей подписи».

• Счёт на оплату — оплатите его по реквизитам из счёта. Отметку об оплате ставит тот, кто счёт выставил: после этого статус меняется на «Оплачено» и счёт уходит в «Историю».

• Запрос на отзыв — контрагент просит отозвать документ, который вы оба уже подписали. Подтвердите отзыв своей ЭЦП или отклоните запрос.

Если у вас несколько организаций, документы придут в ту, которой они адресованы, — рядом с ней появится отметка.

🔄 Статусы документов

Статус показывает, что сейчас происходит с документом, и обновляется в реальном времени.

Если документ отклонили. Посмотрите причину, исправьте что нужно и отправьте документ заново.

Если нужно отозвать документ. Пока контрагент не подписал документ, его можно отозвать, указав причину. Контрагент увидит, что документ отозван, и не сможет его подписать.

↩️ Отзыв подписанного документа

Документ, который подписали обе стороны, тоже можно отозвать — но только по согласию сторон. Это пригодится, если документ оформили ошибочно или договорённости изменились.

Как это работает:

1. Вы открываете документ, запрашиваете отзыв, указываете причину и подписываете запрос своей ЭЦП.

2. Контрагент получает письмо со ссылкой.

3. Он подтверждает отзыв своей ЭЦП или отклоняет его.

4. Если контрагент подтвердил, документ становится отозванным, к основному документу сформируется «Соглашение об отзыве».

Что важно знать:

• Запрос на отзыв действует месяц. Если контрагент не ответил, отправьте запрос заново.

• Если контрагент отклонил запрос, вы можете запросить отзыв ещё раз.

• Запрос, подтверждение и отклонение подписываются ЭЦП. Подписать может только сторона документа — мы сверяем ИИН/БИН с данными в ЭЦП.

• Отозвать документ можно независимо от того, оказана услуга или нет. Например, услуга оказана, а в документе заметили ошибку. Тогда документ нужно отозвать и переподписать новый.

• Так отзываются документы, которые подписывают обе стороны. Счёт на оплату отзывать не нужно — его контрагент не подписывает.

Сведения об отзыве собираются в отдельную квитанцию об отзыве — она добавляется к документу так же, как квитанция о подписании.

🗂 Архив документов

Все ваши документы хранятся в сервисе 5 лет.

• Поиск и фильтры помогут быстро найти нужный документ среди остальных.

• Скачать — сохраните документ на компьютер или телефон. Скачать можно в любом статусе: в файле видно, на какой стадии документ и кто его подписал.

• Распечатать — если нужен бумажный экземпляр.

• Поделиться — отправьте ссылку на документ, например бухгалтеру.

🌐 Язык, помощь и обратная связь

Сервис работает на русском и казахском языках — переключить язык можно в любой момент.

Ответы на частые вопросы собраны в разделе «Помощь» в Настройках.

Не хватает какой-то функции? Расскажите нам через форму «Чего не хватает» — мы читаем все сообщения и учитываем их, когда планируем развитие сервиса.

Связаться с поддержкой: [контакты поддержки — уточнить].

❓ Частые вопросы

Нужно ли контрагенту регистрироваться в сервисе? Нет. Контрагент открывает документ по ссылке и подписывает его своей ЭЦП. Аккаунт для него создастся автоматически, и в нём сохранятся все подписанные им документы.

Где получить ЭЦП? ЭЦП выдаёт Национальный удостоверяющий центр РК — подать заявку можно на pki.gov.kz или в ЦОНе. 

Быстрее всего выпустить ЭЦП прямо в приложении eGov Mobile, не выходя из дома: на главном экране нажмите «Вход/Регистрация», затем «Выпустить новые ЭЦП», укажите ИИН и номер телефона, подтвердите его кодом из СМС, пройдите видеопроверку и придумайте пароль к ключу. Это занимает несколько минут.

Один нюанс: ключи, выпущенные в приложении, работают только в самом eGov Mobile. Их хватит, чтобы подписывать документы с телефона, а для подписания с компьютера через NCALayer понадобятся ключи с pki.gov.kz или из ЦОНа. Ключи ИП и юридического лица выпускают в приложении eGov Business, на pki.gov.kz или в ЦОНе.

Имеет ли электронный документ юридическую силу? Да. Документ, подписанный ЭЦП, равнозначен бумажному документу с подписью.

Какие файлы можно загрузить? PDF, DOCX и XLSX.

Контрагент не получил письмо. Что делать? Проверьте email в карточке контрагента и попросите его заглянуть в папку «Спам». Можно скопировать ссылку на документ и отправить её самому — например, в WhatsApp или Telegram.

Можно ли исправить уже отправленный документ? Пока контрагент не подписал документ, отзовите его, исправьте и отправьте заново.

Можно ли отозвать документ, который уже подписали обе стороны? Да, по согласию сторон. Вы запрашиваете отзыв и подписываете запрос ЭЦП, а контрагент подтверждает его своей ЭЦП.

Как отметить, что счёт оплачен? Откройте счёт и отметьте его как «Оплачено». Статус изменится и у вас, и у контрагента.

Сколько хранятся документы? 5 лет. В любой момент их можно скачать или распечатать.